Kapeikkoteorian menetelmiä ongelmanratkaisuun

Kapeikkoteorian menetelmiä juurisyyanalyysiin ja ongelmanratkaisuun

Kapeikkoteoria, Theory of Constraints (TOC), kapeikkoajattelu, pullonkaulateoria, esteiden teoria… Rakkaalla lapsella tuntuu ainakin suomeksi olevan monia nimiä, käytetään tässä artikkelissa vaikkapa puhtaasti itsekkäistä syistä, asialle englanninkielistä lyhennystä TOC.

Yksinkertaistettuna TOC kertoo meille, että kaikissa systeemeissä on kullakin ajanhetkellä vain yksi (tai korkeintaan muutama) tekijä, joka rajoittaa systeemin tuottaa sitä mitä sen on tavoite tuottaa. Tätä rajoittavaa tekijää kutsutaan monesti prosessin pullonkaulaksi ja suorituskykyä parantavat toimenpiteet pitääkin kohdistaa juuri tähän pisteeseen maksimaalisen vaikutuksen aikaansaamiseksi. Tämä pätee myös ongelmanratkaisuun, kaikki ongelmat eivät ole samanarvoisia.

Mitä apuja TOC sitten tarjoaa ongelmanratkaisun tueksi? Tunnetuin näistä on nykytilapuuna (Current Reality Tree) tunnettu menetelmä, joka on osa laajempaa (loogisten) ajatteluprosessien kokonaisuutta.

Vanhan sanonnan mukaan hyvin määritelty ongelma on puoliksi ratkaistu. Eikä vanha kansa tässä täysin väärässä ollut. Koska maailma on nykyisin entistä monimutkaisempi tai jopa kompleksisempi kuin aikaisemmin, ei välttämättä ole kovinkaan helppoa ymmärtää mikä on syynä havaitsemaamme ongelmaan. Jos valmistaja esimerkiksi huomaa, että tuotteita palautuu suuria määriä loppukäyttäjän käsissä tapahtuneen vikaantumisen seurauksena. Takuukustannukset, jotka aiheutuvat loppuasiakkaiden tyytymättömyyden lievittämisestä näkyvät nopeasti pienen yrityksen tuloksessa, mutta mikä on syy näille vikaantumisille? Käyttäjän virheellinen toiminta? Valmistusvirhe? Viallinen raaka-aine? Suunnitteluvirhe? Virhe käyttöohjeissa? Mikä tahansa näistä voi aiheuttaa ongelman tai ehkä useampi näistä vaikuttaa.

Nykytilapuu auttaa meitä kahdella tavalla. Ensiksi sen avulla tunnistetaan ongelman aiheuttanut (kriittinen) juurisyy(/t). Toiseksi se tarjoaa tekijälleen loogisesti kurinalaisen menetelmän, jonka avulla löydetty juurisyy saadaan perusteltua uskottavasti.

Nykytilapuun ei ole tarkoituskaan kuvata koko todellisuutta (eikä tämä tietysti ole mitenkään mahdollista), vaan se keskittyy siihen osaan, joka ei toimi niin kuin haluaisimme sen toimivan, eli siihen osaan, jossa ongelma esiintyy.

Havaitsemamme ongelma sijoitetaan puun latvaan, tekninen termi tälle on ei-toivottu vaikutus (undesirable effect). Itse termin nimen on tarkoitus viestiä siitä, että kyseessä on jonkun syy-seurausketjun aiheuttama vaikutus, ei itse syy.

Nykytilapuun rakentaminen tapahtuu seuraavien vaiheiden kautta:

1. Määrittele systeemi, jota käsittelet. Onko se: henkilö, organisaatio, prosessi…. Muodosta käsitys siitä, mitä kuuluu systeemin sisään ja mitä jää sen ulkopuolelle.
2. Mitä ei-toivottua vaikutusta (ongelmaa) olet tutkimassa?
3. Selvitä ongelman aiheuttanut seuraavan tason syy
4. Jatka kunnes olet löytänyt juurisyyn/-syyt. Juurisyy on syy-seurausketjun alkupiste ja samalla piste, joka on vielä oman vaikutuspiirisi sisällä. Eli pystyt joko suoranaisesti tekemään jotain juurisyylle tai ainakin vaikuttamaan siihen jollain tavalla.

Kuvassa 1 on esitetty yksinkertainen nykytilapuu. Puussa käytetään kokonaisia lauseita, jotka tekevät puun lukemisen ja logiikan seuraamisesta helpompaa. Valmista puuta luetaan juuresta, eli juurisyystä alkaen seuraten nuolia kohti latvaa. Nuolet kuvaavat syyn ja seurauksen yhteyttä: syy→seuraus.

”Jos [ensimmäinen syy] ja [toinen vaikuttava syy]… [seuraavan tason seuraus]”

Tämän jälkeen seuraavan tason seurauksesta tulee syy jne. Kuvan 1 nykytilapuun lukeminen siis lähtee liikkeelle seuraavasti:

• Jos yrityksellä ei ole kattavaa markkinointisuunnitelmaa, niin yritys rajoittaa markkinointiponnistuksensa perinteisiin kanaviin (esim. mainokset paikallisissa lehdissä, sähköpostimainokset)
• Jos yritys rajoittaa markkinointiponnistuksensa perinteisiin kanaviin (esim. mainokset paikallisissa lehdissä, sähköpostimainokset), niin mainontamme on rajoittunutta ja paikallista
• Jos yritys rajoittaa markkinointiponnistuksensa perinteisiin kanaviin (esim. mainokset paikallisissa lehdissä, sähköpostimainokset), niin yritys ei käytä muita markkinointitapoja
• Jos suurin osa uusista asiakkaistamme kuulee meistä suusta suuhun markkinoinnin kautta ja mainontamme on rajoittunutta ja paikallista ja yritys ei käytä muita markkinointitapoja, niin riittävä määrä uusia potentiaalisia asiakkaita ei kuule yrityksestä

Tähän asti kaikki on vaikuttanut kohtuullisen yksinkertaiselta, mutta yksi asia on jäänyt tekemättä. Jokainen nykytilapuussa oleva nuoli kuvaa syy-seuraussuhdetta (kausaliteettia). Ja näiden kausaalisuhteiden totuudenmukaisuudesta on varmistuttava. Tämä varmistus on nykytilapuun luomisen kriittisin vaihde ja samalla vaikein vaihe. Nykytilapuu ei sisällä arvauksia mahdollisista syy-seuraussuhteista, vaan se kuvaa havaitun ongelman taustalla oikeasti vaikuttavat syyt.

Syy-seuraussuhteiden varmistamiseen käytetään tiettyä määrämuotoista loogisten sääntöjen kokoelmaa (Categories of Legitimate Reservation CLR). Kaikkien nykytilapuun nuolien pitää läpäistä seuraavat kahdeksan ehtoa, jotta nuolen kuvaamasta syy-seuraussuhteesta voidaan olla varmoja.

1. Selkeys (Clarity) – Täydellinen ymmärrys siitä mitä on sanottu ja kirjoitettu. Nykytilapuuhun kirjoitetun syy- tai seurauslauseen täytyy olla selkeä, kaikkien pitää ymmärtää mitä lause tarkoittaa ja ymmärtää se samalla tavalla. Puuttuuko syyn ja seurauksen välistä jotain? Demingin sanoin kysymys on operatiivisista määritelmistä (Operational Definitions).
   
2. Itsenäisen kokonaisuuden olemassaolo (Entity Existence) – Todisteet lausutun paikkansapitävyydestä. Sisältääkö kirjoitettu lause kaikki lauseessa tarvittavat osat (lauseenjäsenet: predikaatti subjekti, objekti)? Sisältääkö lause vain yhden asian? Vaikuttaako lause ensikuulemalta pätevältä? Onko lause järkevä?
   
3. Kausaliteetin olemassaolo (Causality Existence) – Lausuttu syy todella tuottaa suoraan lausutun seurauksen.  Onko syyn ja seurauksen välillä oikeasti yhteys? Tutkitaan ainoastaan mitä on lausuttu, ei oleteta mitään lausutun lisäksi. Kuulostaako lause järkevältä ääneen lausuttuna?
   
4. Syyn riittämättömyys (Cause Insufficiency) – Lausuttu syy ei pelkästään pysty tuottamaan lausuttua seurausta. Tarvitseeko seuraus enemmän kuin yhden syyn? Jos tarvitaan muitakin syitä seurauksen aiheuttamiseen, ne lisätään nykytilapuuhun ja syy-seurausnuolet yhdistetään ellipsillä.
   
5. Lisäsyy (Additional Cause) – Joku muu syy (tai jotkut muut syyt) voi tuottaa saman seurauksen. Jos poistan ehdotetun syyn, voiko sama seuraus aiheutua jossain muussa tilanteessa?
   
6. Syy-seurauksen kääntyminen (Cause-Effect Reversal) – Lausuttu syy onkin oikeasti seuraus ja lausuttu seuraus on oikeasti syy. Osoittaako syy-seurausnuoli oikeaan suuntaan?
   
7. Ennustettu seurauksen olemassaolo (Predicted Effect Existence) – Joku (tai useampia) seurauksia todennetusti aiheutuu samasta syystä. Jos ehdotettu syy-seuraussuhde on tosi, voimme odottaa myös jonkun muun seurauksen tapahtuvan.
   
8. Tautologia (Tautology) – Seurausta tarjotaan perusteeksi syyn olemassaolosta (kehäpäätelmä). Liittyy tyypillisesti tilanteisiin, joissa ehdotettu syy ei ole käsin kosketeltava vaan jotain aineetonta.

Yllä mainittuja loogisia sääntöjä käytetään nykytilapuuhun kirjattujen syy-seuraussuhteiden logiikan varmistamiseen. Niiden avulla voidaan tutkia rakennettavaa nykytilapuuta, samalla kun sitä tehdään tai niitä voi käyttää muiden tekemien kykytilapuiden tutkimiseen. Sääntöjä voidaan käyttää myös muissa tilanteissa ihmisten lausuntojen arvioinnissa.

Nykytilapuu auttaa meitä löytämään piilossa olevat juurisyyt, syyt, jotka aiheuttavat systeemimme ongelmat. Eli nykytilapuun avulla löydämme asiat, joita systeemissä pitää muuttaa. Kun syyt ovat selvillä voidaan ongelma ratkaista.

Lue myös Matti Pesosen kirjoittama artikkeli: Pimeän näytön juurisyyanalyysi (RCA)

Lähteet:

1. Tavoite, Goldratt, Eliahy M. & Cox, Jeff, 2014
2. Systems Thinking – And Other Dangerous Habits, Dettmer, H. William, 2021
3. The Logical Thinking Process – An Executive Summary, Dettmer, H. William, 2018
4. The Logical Thinking Process – A Systems Approach to Complex Problem Solving, H. William, 2007

Liity postituslistalle

Haluatko samankaltaisia artikkeleita tuoreena suoraan sähköpostiisi? Paina tästä ja liity postituslistalle!

Tilaa artikkelit sähköpostiisi