Yhdistä ideointityökaluilla luovan ajattelun eri ulottuvuudet

Aivoriihi, ryhmittelykaavio sekä kalanruokaavio

Aivoriihellä luovuutta ryhmätyöskentelyyn

Luovaan työskentelyyn on olemassa lukuisia menetelmiä. Yksi ehkä tunnetuin menetelmä on aivoriihi (Brainstorming) tai ideariihi. Se on ideoinnin perusväline ja sen tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon ideoita ja luovia ratkaisuja ilman naurunalaiseksi joutumisen pelkoa. Aivoriihityöskentelyä kutsutaankin monesti ideointitapaamiseksi tai ideointitilanteeksi. Siinä tulevat esiin luovan ajattelun eri ulottuvuudet: sujuvuus, joustavuus, omaperäisyys ja jatkotyöstäminen. Tätä menetelmää kuten kaikkia muitakin kutsutaan ”Tutkimukselliseksi data analyysiksi” eli EDA:ksi, joka edeltää ”Vahvistavaa data analyysia” eli CDA. (EDA = Exploratory Data Analysis, CDA = Confirmatory Data Analysis).

Työkalun etuna on, että sen avulla ryhmä voi yhdessä tuottaa mahdollisimman tehokkaasti ja luovasti paljon ideoita, mistä tahansa asiasta ja niin, ettei prosessiin sisälly kritiikkiä ja arvostelua. Kritiikki on ehdottomasti kielletty ja tämän takia suositeltavaa on, että kerätessään ideoita ryhmä ei keskustele keskenään. Tärkeää on, että ilmapiiri on ehdotuksille ja ideoille avoin sekä kaikki kokevat mahdollisuuden osallistua. Yleisesti ryhmien ongelmana on, että ideointivaiheessa ideat tyrmätään heti alkuunsa, eikä niitä mietitä ja priorisoida riittävän tarkasti. Kuitenkin joskus älyttömätkin ideat saattavat olla avain onneen.

Aivoriihimenetelmä rohkaisee avoimeen ajatteluun. Monesti ryhmät tai tiimit jämähtävät helposti samaan vanhaan malliin ja ajattelumalliin. Ryhmäajattelu ja mukautuvaisuus ovat ihmisen sosiaaliseen luonteeseen kuuluvia piirteitä. Ryhmillä on taipumus yhdenmukaistaa jäseniään ja jäsenet alkavat ajatella toistensa tavoin. Jo lyhyen yhdessäolon jälkeen ryhmään syntyy helposti rooleja ja hierarkioita, jotka ehkäisevät ideointia. Tällaisten purkamiseksi on useita keinoja, mm. yksilöllinen 3 – 5 min. ideointi ennen ryhmäsuoritusta, pienet 3 – 5 hengen ryhmät, ryhmien koostumuksen vaihtelu riittävän usein, puheenvuorot kiertävät järjestyksessä, toiminta ja hulluttelu sekä eri aistien käyttö

Aivoriihen avulla saadaan kaikki tiimin jäsenet osallistumaan ja innostumaan asiasta eikä vain muutama henkilö pääse dominoimaan koko ryhmän toimintaa. Ryhmä keskittyy vahvasti yhteiseen tavoitteeseen. Aivoriihen merkitys perustuu myös siihen, että sen avulla voidaan lisätä ryhmän jäsenten yhteenkuuluvuutta, ongelma ja sen mahdollinen ratkaisu koetaan yhteiseksi, mikä aikanaan helpottaa ratkaisuun sitoutumista. Tarkoitus on tuottaa paljon ideoita, joista myöhemmin seulotaan käyttökelpoisimmat. Kaikki ideat merkitään muistiin (esimerkiksi fläppitaululle tai post-it lapuille) ja arvioidaan vasta jälkikäteen. Ideoinnissa ajatuksena on, että määrä tuottaa laatua. Kaikkien ideoiden ei tarvitse olla toteuttamiskelpoisia.

Aivoriihi synnyttää oikein toteutettuna paljon uusia, erikoisia ja ennennäkemättömiä ideoita, joilla voi olla hyvinkin suuri arvo. Ryhmälle esitetään ongelma, johon ratkaisumalleja haetaan aivoriihityöskentelyllä. Ongelma voi olla kartoittava: ”mitä tiedätte tästä asiasta?”, tai selvittävä: ”miten voimme ratkaista tämän?” Ideoiden tuottaminen on mielekästä silloin, kun sillä on jokin todellinen tavoite tai tarkoitus. Aivoriihi ei ole niin helppo menetelmä kuin äkkiseltään voisi luulla. Se vaatii ryhmältä kykyä heittää sivuun heidän vanhat ennakkoluulot ja asenteet, mikä ei ole lainkaan itsestään selvää. Ihmisten asema ja kokemus voivat rajoittaa heidän uskallustaan ja kykyään toimia tehokkaasti aivoriihessä. On myös havaittu että aivoriihi toimii tehokkaimmin suhteellisen yksinkertaisissa ongelmissa. Monimutkaisten ongelmien ratkomiseen on todennäköisesti parempi valita jokin toinen menetelmä.

Toisaalta brainstorming on lähes aina hauska ja mukava kokemus osallistujille ja luovuutta korostava tapahtuma. Jotta se olisi tätä, ryhmän on kyettävä pitämään tunnelma oikeanlaisena ja tempo riittävän kovana, jotta ideointi ei latistu kasaan. Oikein toteutettuna aivoriihi antaa paljon mahdollisuuksia ongelmanratkaisuun. Mutta on huomattava, että aivoriihen tuotos on vahvistettava, eli tilastollinen CDA (esim. hypoteesitestaus, DOE) on välttämätöntä, jotta ei vaikuttavat parannustekijät voidaan karsia.

Aivoriihestä on lukuisia muunnelmia, esimerkiksi ideakävelymenetelmä, jossa jokainen ryhmäläinen kirjoittaa seinätaululle niin monta ideaa kuin hänelle tulee mieleen. Ideat kirjoitetaan niin, että ideoiden väliin jätetään tyhjää tilaa. Kun ideointi alkaa tyrehtyä, ryhmäläiset alkavat kiertää ja tarkastella muiden ideoita. Näitä kehitellään edelleen ja näin syntyneet ideat kirjoitetaan aina alkuperäisten läheisyyteen.

Aivoriihen suorittaminen

Aivoriihen käyttöön on olemassa kaksi erilaista tapaa. Sitä voidaan käyttää järjestelmällisesti tai järjestäytymättömästi. Järjestelmällisessä menetelmässä jokainen ryhmän jäsen esittää ideoita vuorollaan. Järjestäytymättömässä menetelmässä jokainen ryhmän jäsen esittävät ideoita sitä mukaa, kun ne juolahtavat mieleen. Kumpaakin menetelmää voidaan soveltaa hiljaa tai ääneen.

Aivoriiheen osallistuu yleensä 4 – 12 jäsentä ja aikaa kuluu yleensä 5 – 20 minuuttia. Aivoriihellä on vetäjä, joka toimii usein myös sihteerinä ja kirjaa kaikki esitetyt ideat näkyviin. Aivoriihi-istunto alkaa esivaiheella, jossa asetetaan ongelma ja rajataan se. Ryhmän vetäjä kertaa aivoriihi-istunnon toimintaperiaatteet, jonka jälkeen sovitaan, että niitä pyritään noudattamaan. Ensimmäiseksi ryhmän pitäisi pyrkiä vapautumaan turhista ennakkoluuloista ja mieltä rajoittavista tekijöistä. Ideointivaihe alkaa vapaalla ideoinnilla. Vetäjä huolehtii siitä, että tuotetaan paljon ideoita. Villit ja lennokkaatkin ideat ovat tervetulleita. Ideoinnin yksi keskeinen periaate on, että määrä tuottaa laatua. Mitä enemmän ideoita on, sitä todennäköisemmin joukossa on hyviä toteuttamiskelpoisia ideoita. Aivoriihen aikana ei yleensä keskustella. Ideoita ei sen kummemmin perustella eikä missään nimessä arvioida. Ideointia pyritään jatkamaan mahdollisimman pitkälle, sillä uudet ideat tulevat yleensä esiin vasta sitten, kun tavanomaiset on ensin tyhjennetty mielestä. Kun ideoiden tuottaminen hidastuu, ryhmän vetäjä tekee ryhmän kanssa esimerkiksi ekskursion. Ideat ja niiden arviointi käsitellään vasta ideoinnin jälkeen, usein vasta seuraavana päivänä. Tällöin ideoita karsitaan, ryhmitellään ja valitaan parhaat ja toteuttamiskelpoiset ideat (CDA) tai siirrytään seuraavaan työkaluun, kuten plus-tekniikkaan, ryhmittelyyn, kalanruotoon, xy-matriisiin, jne.

Ryhmittelykaavio eli Affinity Diagrammi

Affinity diagrammin tai ryhmittelykaavion avulla tiimi voi ryhmitellä aivoriihitekniikalla tuotetut ideat / asiat. Tämän jälkeen ongelmaa on helpompi ymmärtää ja lähteä etsimään ratkaisuja. Ryhmittelykaavio kannustaa ryhmän jäseniä luovuuteen prosessin kaikissa vaiheissa sekä rikkoo ihmisten välisiä muureja kommunikaatiossa. Se kannustaa ideoiden uudenlaiseen yhdistelemiseen ja helpottaa ideoiden välisten syvempien merkitysten hakemisessa.

Ryhmittelykaavion suorittaminen

Ensimmäisenä ideoidaan aivoriihen avulla paljon ideoita. Yleensä tämä suoritetaan hiljaisuuden valitessa, ilman kritiikkiä. Ideat kirjataan post-it-lapuille isoin kirjaimin, jotta ne näkyvät useamman metrin päähän. Sen jälkeen laput laitettiin seinälle siten, että kaikki näkevät ne.

Seuraavana vaiheena on ryhmittely. Laput ryhmitellään seinälle samankaltaisiin ryhmiin. Kaikki tiimin jäsenet osallistuvat hiljaisuuden yhä vallitessa ryhmittelyyn. Älä kysele, vaan siirrä laput, jotka mielestäsi kuuluvat toiseen ryhmään. Kun jokainen on riittävän tyytyväinen ryhmiin, ryhmittely loppuu tai hidastuu. Kun laput saadaan ryhmiteltyä, päätetään ryhmille otsikot. Ideana on, että otsikko tiivistää jokaisen ryhmän teeman tai idean. Otsikko kirjataan post-it lapulle ja kiinnitetään ryhmän yläpuolelle. Seuraavaksi ryhmiä voidaan jaotella vielä pienemmiksi ja kehittää ryhmille alaotsikot.

Syy-seurauskaavio, kalanruoto tai Ishikawa-diagrammi

Kuten rikkaruohoilla, ongelmillakin on useita juurisyitä. Poistamalla juuret rikkaruohot katoavat…näin käy myös ongelmille – pääsemällä kiinni juurisyihin saadaan ongelma katoamaan. Juurisyiden ehdokkaiden tunnistamisessa käytetään kalanruoto eli Ishikawa-diagrammia.

Kalanruotokaavio on graafinen laatujohtamisen ja prosessinkehittämisen työkalu, jota käytetään usein ryhmätyön apuvälineenä, kausaalisuuden selvittämisessä ja ongelmien syiden etsimisessä ja analyysissä. Kalanruotokaavio on visuaalinen esitystapa ryhmitellyistä asioista, ja siinä jokainen ryhmä esitetään omalla ruodolla. Kalanruotokaaviota voidaan käyttää joko asioiden luokitteluun tai ongelmanratkaisuun. Se tunnistaa ja organisoi keskeiset tai mahdolliset syyt, jotka vaikuttavat ongelmaan tai ulostuloon.

Tätä kaaviota kutsutaan useilla nimillä: Ishikawa diagrammi, syy- ja seurauskaavio (Cause&Effect diagram, C&E diagram), kalanruotokaavio (Fishbone diagram) ja juurisyyanalyysi (Root Cause Analysis). Kaoru Ishikawa kehitti työkalun ja käytti sitä ensimmäisen kerran 1960-luvulla. Syy- ja seurauskaavio mahdollistaa tiimille mahdollisten syiden tunnistamisen, tutkimisen ja graafisen esityksen. Menetelmä on helpohko, mutta oikeiden syy-seuraus suhteiden esittäminen onkin sitten erittäin vaikea!

Syy-seurauskaavion luominen

Kaavion piirtäminen aloitetaan määritellystä ongelmasta. Syy- ja seurauskaaviossa perusongelma tai ongelman asetus laitetaan diagrammin oikealle puolelle ns. ruodon päähän.

Keskeiset ongelman aiheuttajat tai syyt laitetaan selkäruodosta lähteviin haaroihin (4-6 tärkeintä tekijäryhmää). Yleensä käytetään neljän M:n kategoriaa aloituspisteenä: Materials (materiaalit), Machines (koneet), Manpower tai Man (työvoima tai ihmiset) ja Methods (menetelmät). Tähän kategoriaan voidaan lisätä vielä Mother Nature (ympäristö) ja Measurement (mittaus).

Kuhunkin perussyyhyn (kategoriaan) kirjataan siihen liittyvät mahdolliset syyt. Syyt (tekijät) saadaan aivoriihitekniikan avulla tai kysymällä, miksi tämä ongelma syntyy ja ketkä siihen vaikuttavat.

Kaavion yleisenä rakenteena tuotannossa käytetään (6 M):
• Menetelmät (Method)
• Henkilöstö (Man)
• Koneet (Machine)
• Materiaalit (Materials)
• Mittaussysteemi (Measurement)
• Ympäristö (Mother Nature)

Voit myös käyttää uudistetumpaa ryhmittelyä: Laitteet, prosessit, ihmiset, materiaalit, ympäristö ja johtaminen.

Kaavion yleisenä päryhmittelynä hallinnossa ja palveluyrityksissä käytetään:
• Menettelytavat
• Prosessit
• Ihmiset
• Paikat

Laajempana ryhmittelynä käytetään: hinta, myynninedistäminen, ihmiset, prosessit, paikat, politiikat, menettelytavat ja tuotteet (tai palvelut). Palveluyrityksissä käytetään usein myös : ympäristö tai ympäröivä seutu, toimittajat, systeemit, taidot.

Yhteenveto

Edellä mainitut ryhmätyöskentelyn perustyökalut ovat keskeisiä laatujohtamisessa ja ongelmanratkaisemisessa. Kaikki nämä työkalut edistävät ryhmän luovuutta, ideointiprosessia sekä ongelmanratkaisukykyä. Ne ovat tehokkaita ratkaistaessa ”yksinkertaisia” ongelmia, mutta vaativat usein muita laatutyökaluja avukseen. Nämä työkalut kuitenkin auttavat kuvaamaan, rajaamaan ja ymmärtämään ongelmaa ja sen monimutkaisuutta. Näillä saat tehokkuutta ryhmätyöskentelyyn ja säästät aikaa, oli asia mikä hyvänsä. Mutta älä tyydy ja usko, että tämä Tutkimuksellinen data analyysi (EDA) olisi tuottavuuden tai ongelmanratkaisu. Nämä tekniikat antavat alkiot, x:t, kuten Six Sigmassa sanotaan. Tarvitaan vahvistava data-analyysi (CDA), joilla näytät toteen, että ”mielikuvitus” on totta. CDA:n on kehitetty hyviä menetelmiä (t-testit, ANOVA, regressio, DoE jne.) ja ohjelmia kuten Minitab, jotka vahvistavat syyn ns. p-arvolla (p-arvo = miten yleistä on, että tekijän muutos on sattumaa). Yleensä vaaditaan vähintään yleisyys, joka on pienempi kuin 5% eli p<0,05.