Miksi tilastollinen ajattelu on oleellista laadussa?

Miksi tilastollinen ajattelu on oleellista laadussa?

Modernin laadun yksi kulmakivistä on prosessien tilastollisen ohjauksen teoria, eli SPC (Statistical Process Control). Teorian keskeinen idea on, että prosessien ja laadun vaihtelu, voidaan luokitella ennustettavaan ja ei-ennustettavaan tilanteeseen. Menetelmän ja luokittelun tavoitteena on luoda ennustettavuutta ja ymmärtää prosessien käyttäytymistä niin, että saavutetaan tilastollisen ohjauksen tila, eli stabiili prosessi. Tämä tarkoittaa oppimista ja epästabiilien tai ei-ennustettavan vaihtelun syiden ymmärtämistä. Tämä on merkittävä siirros poispäin tarkastamisesta, jossa luokitellaan jo valmiiksi tehdyt tuotokset hyviin tai huonoihin. SPC:n siirtää tarkastelun prosessiin ohjaukseen, eli ennakoiviin asioihin.

Tästä syystä SPC ei ole merkityksetön akateeminen harjoite kuvata vaihtelua, vaan keino ohjata prosesseja niin, että vaihtelu pysyy ennustettavana eri ajankohtien välillä. Tarkoitus on välttää vaihtelua lisäävien ylimääräisten ja turhien säätöjen ja toimenpiteiden tekeminen ja mahdollistaa luotettava ulostulo.

Ihmisen ongelmana on kuvitella, että havaittu vaihtelu tai ilmiö on jollain tavalla erityistä ja tehdä toimenpiteitä. Jos vaihtelu on satunnaista, johtavat toimenpiteet vaihtelun lisääntymiseen. Huomattavaa on, että tämä on inhimillistä ja toimenpiteiden tarkoitus on mitä parhain. Tämä oli myös se ongelma, johon Walter Shewhart menetelmän myös keksi. Idea oli alun perin kaukana akateemisesta harjoitteesta ja oli erittäin käytännönläheinen keksintö tuotannon laadun kehittämiseen!

Perusidea on edelleen muuttumaton ja hyväksi todennettu. Ellei havaita satunnaisen käyttäytymisen rajoja ylittävää vaihtelua, ei ole syytä ryhtyä yksittäisiin toimenpiteisiin. Eli päättäjien (prossien ohjaajien yms.) on syytä istua käsiensä päällä ja jatkaa toimintaansa kuten ennekin. 

Toisaalta, jos satunnaisen käyttäytymisen rajat ylitetään, on heti selvitettävä miten tuo erityinen tapahtuma syntyi ja miten se voidaan estää toistumasta! Oleellista on siis toiminta, ei pelkästään rajojen laskenta tai käppyröiden piirtäminen. Toki näitä molempia tarvitaan vaihtelun visualisoimiseksi, mutta eivät vielä itsesään tuota mitään. Itse rajat ja mittaukset voidaan piirtää vaikka paperille kuten kuvassa 1. Muotoa oleellisempaa on että päätöksenteon tueksi on määritetty tilastolliset ohjausrajat prosessin käyttäytymisen kautta rationaalisesti, eikä arvaamalla jolloin väärien päätösten mahdollisuus minimoidaan (yli ja alireagointi).

Terminologia näiden vaihtelun luokkien välillä ei ole kovinkaan vakiintunutta ja keskustelua sekoittaa erilaiset käytettävät synonyymit. Innostuneinkaan insinööri ei saa asiaansa läpi, jos muut eivät asiaa ymmärrä. Termit ovat siis tärkeitä ja voidaan puhua satunnaisesta ja ei satunnaisesta vaihtelusta, tai esimerkiksi signaalista ja kohinasta tarkoittaen samaa asiaa. Schippers (2000) kokoaa 10 termin listan satunnaisuudelle ja sen vastinpareille. Kuten taulukosta 1 nähdään, on vaihtoehtoja synonyymeille useita joista valita. Taulukon suomennokset ovat osittain vapaita, eikä välttämättä kielenkäytössä vakiintuneita vastineita alkuperäisille termeille.

Taulukko 1. Vaihtelun kahta luokkaa käytettyjä erilaisia termejä ja synonyymejä. Muokattu Schippers (2000) mukaan lisäämällä suomenkieliset vapaat suomennukset ja vastineet. 

Termien luettelosta kukin voi valita omaan suuhunsa tai organisaation kulttuuriin parhaiten sopivat vastinparit käytettäväksi.

Virheiden stigma

SPC tyypillisesti tuo esiin prosessien ongelmat ja virheet. Ja vaikka yrityksen kehitysihmiset näkisivät tämän hyvänä asiana, eivät he välttämättä saa kovinkaan innostunutta vastaanottoa muilta ihmisiltä.

Hyvin usein ihmiset ovat allergisia virheille ja varsinkin sille, että he jäisivät itse kiinni tekemästään töppäyksestä. Ihmiset pelkäävät kuollakseen virheitä tai syylliseksi joutumista. Ajatukset ja tarve syyllisen löytämisestä virheille on monessa organisaatiossa erittäin syvällä organisaation kulttuuria ja suhtautumista laatuun. Usein tämä virheisiin liitetty pelko johtaa niiden piilottamiseen, kieltämiseen ja syyllisyyden pallotteluun.

Jostain syystä varsinkin virheiden satunnaisuus on useassa yrityksessä vaikea pala nieltäväksi. Ajatellaan, että kaikille virheillä on syynsä ja käynnistetään tutkimuksia virheistä. Ajatellaan että virheiden määrän vaihtelu päivien välillä olisi aina jotenkin erityistä. Satunnaisuuden hyväksyminen vapauttaa pelosta ja mahdollistaa virheiden käsittelyn ja prosessien kehittämisen.

Ei ole harvinaista, että numeroiden vaihtelu hyväksytään, mutta virheiden vaihtelua satunnaisuutta ei. Samalla astutaan samaan ansaan, jota tilastollisen prosessin ohjauksen teoria alun perin tarkoitettiin estämään. Eli virheitä lisäävien toimenpiteiden ja analyysien estäminen!

Shewhartin tarkoitus oli mahdollistaa prosessien parantaminen, erottelemalla merkittävät poikkeamat ja informaatio satunnaisesta kohinasta! Tämä koski alun perin juuri virheitä ja tapahtumia soveltamalla ohjausrajoja tapahtumille (esimerkiksi c-rajat). Mikäli satunnaisen vaihtelun määrä oli ei siedettävällä tasolla, oli keksittävä muutos, joka muuttaisi vaihtelun tasoa. Muutoin vain erityissyyt tutkittiin. Parannukset kohdistettiin prosessiin ja tutkinta erityisiin syihin stabiilin ulostulon varmistamiseksi.

Jostain syystä tämän hyvin yksinkertaisen ja käytännönläheisen teorian käyttö ei kuitenkaan tunnu olevan helppoa. Yksi syy lienee samainen stigma virheille, mikä ajaa etsimään syyllisiä syy-yhteyksien sijaan. Ohjauskortit ja varsinkin virheiden määrän näyttävät laatutaulut paljastavat todellisen virheiden määrän organisaatiossa. Ne tuovat ne julki tavalla, johon ei ole välttämättä valmiita. Virheet tyypillisesti koitetaan peittää tai puhua toiseksi ja niiden julkinen esittäminen tuotannon tauluilla saa aikaan epämiellyttäviä tuntemuksia. Eihän noin voida tehdä!

Koska vastustus voi olla voimakasta, on tärkeää, että tilastollisen ohjauksen toteuttajat ovat jääräpäisiä ja sitkeitä paljastaessaan nykyisten virheiden määrän ja näyttävät myös positiivisen kehityksen. Johtajat eivät missään tapauksessa saa tehdä kompromisseja siinä, että virheitä ei tuotaisi julki tai prosessien kyvykkyyttä keinotekoisesti paranneltaisiin numeropeleillä tai että siihen olisi kytketty taloudellisia houkuttumia. 

Tarkoitus on osoittaa miten prosessit suoriutuvat. Oleellista tämän ajatuksen hyväksymiselle on ymmärrys siitä, että prosessit tuottavat virheitä ja vaihtelua, eivät ihmiset. Tämä tarkoittaa myös sitä, että johto elää kuten puhuu ja omalla toiminnallaan estää palaamisen vanhaan syyllisten etsimiseen.