Säästä aikaa Minitab-nikseillä

Statistiikasta on tullut viimevuosina vaadittu taito eri alojen ammattilaisten keskuudessa. Minitab on yksi yleisimmistä tilasto-ohjelmistoista, joita teollisuudessa käytetään. Minitab on maailmalla standardi statistiikan opetuksessa ja lähes kaikki graafiset ja tilastolliset analyysit eri kirjallisuudessa on tuotettu Minitabilla.

Minitab tarjoaa laajat välineet yleisten tilastollisten analyysien tekemiseen. Se on suunniteltu yhtä lailla opiskelijoiden, tieteen parissa työskentelevien kuin teollisuuden ja liike-elämän tilastolaskennan tarpeisiin. Minitabin ominaisuuksiin kuuluvat myös tilastolliseen prosessinohjaukseen, laadunvalvontaan ja koetilanteiden suunnitteluun liittyvät toiminnot sekä luotettavuusanalyysit ja mittaussysteemin analysointi. Tänä päivänä käyttö on levinnyt vahvasti palvelusektorille, jossa datan analysointi tilastollisesti ehkä sinällään on vielä vieraampaa.

Erityisen tuttu Minitab on Lean ja Six Sigma -ammattilaisille. Lean Six Sigman perustyökalu on Minitab -ohjelmisto, joka on maailman eniten käytetyin analyysi- ja parannustyökalu. Minitab ei tietenkään ole ainoa tämän kaltainen ohjelmisto, mutta kuitenkin juuri Minitabista on tullut teollisuudessa käytettävä standardiohjelmisto sen helppokäyttöisyyden, nopeuden ja graafisuutensa ansiosta.

Usein törmää kysymykseen, miksen voi tehdä analyysejä Excelillä. Toki voit, joskin suurin osa analyyseistä on niin työläitä tehdä Excelillä, että säästät huomattavasti aikaa ja minimoit kaavavirheet, jos käytät tarkoitukseen suunniteltua ohjelmaa. Excel on hyvä ja yleensä sitä käytetäänkin Minitabin rinnalla. Voit siirtää Excelistä suoraan Minitabiin ja päinvastoin. Voit jopa suoraan avata Excel -tiedostoja Minitabilla.

Löysin tutkimuksen, jossa Minitabin käyttöä ja Excelin käyttöä on verrattu keskenään. Minitab näyttäisi olevan kaikilla tutkituilla osa-alueilla helppokäyttöisempi kuin Excel. Kokeile niin näet ja koet. 

Minitab tunnetaan helppokäyttöisenä ohjelmistona, jonka käytön opiskelu ei vaadi suuria ponnisteluita. Tämän päivän versioon tuli uutena myös Assistant, joka ohjaa läpi tilastollisten analyysien ja lähes tulkitsee tuloksetkin puolestasi. Kuitenkin Minitabissa on paljon ominaisuuksia, jotka ehkä jäävät tavalliselle käyttäjälle tuntemattomiksi. Näiden avulla kuitenkin säästät aikaa ja saat lisää tehokkuutta data-analyysiisi. Näitä oikopolkuja, vinkkejä ja kikkoja toki käsitellään koulutuksissa ja demonstraatioissa, mutta ne eivät ehkä kuitenkaan ole riittävästi kaikkien käytettävissä. Toisaalta helppariimme tulee usein kysymyksiä tämän tyyppisistä asioista. Pyrin tällä kirjoituksella tuomaan muutaman tuntemattomamman Minitab-niksin esille.

Minitabissa liikkuminen

Minitab koostuu kolmesta keskeisestä osa-alueesta: Session -ikkuna, Worksheet -ikkuna ja Graph -ikkuna.

Session-ikkuna pitää sisällään tilastollisen ulostulon. Sieltä löydät kaiken numeerisen ulostulon analyyseistäsi. Worksheet-ikkuna pitää sisällään datalomakkeet, joihin tuot tai kirjoitat analysoitavan datan. Minitabin Worksheetit ovat samankaltaisia kuin Excelin laskentataulukot. Erona kuitenkin on, että Minitab käsittelee dataa sarakkeittain. Jokaisen muuttujan on oltava omassa sarakkeessaan. Kolmantena osiona Minitabissa on graafit eli kuvat, joita data-analyysistä syntyy. 

Olet varmaan huomannut käyttäessäsi Minitabia, että hetken kuluttua sinun on vaikea löytää haluamiasi kuvia, datalomakkeita tai tilastollisia ulostuloja. Minitabin saa alta aikayksikön sellaiseen solmuun, ettei sieltä löydy mitään. Tähän on oiva ratkaisu, oikopolut Project Manager -työkalurivillä. 

Kun työskentelet Minitabin eri osioissa, on ne tehtävä aktiivisiksi. Tämä onnistuu klikkaamalla suoraan haluamaasi ikkunaa, oli se sitten session, worksheet tai kuva, ja näin saat sen aktiiviseksi. Joskus kuitenkin haluamasi osio on piilossa toisten ikkunoiden alla tai minimoituna. Tällöin yksinkertaisin tapa on käyttää työkalurivin oikoteitä. Työkalurivi mahdollistaa suoran pääsyn projektin eri elementteihin. Tämä on ehkä helpoin tapa navigoida Minitabin projektissa.

Halutessasi tarkastella tilastollista ulostuloa, klikkaa ensimmäistä kuvaketta. Tällöin saat vasemmalle puolelle listan session ikkunan ulostuloista sekä graafeista ja oikealle puolelle avautuu itse session ikkuna. 

Kun haluat tarkastella datalomakkeita, klikkaa toista kuvaketta. Tällöin saat vasemmalle puolelle listan datalomakkeista, joita sinun projektissasi on ja oikealle avautuu aktiivinen datalomake.

Kun haluat tarkastella kuvia, klikkaa kolmatta kuvaketta. Tällöin saat vasemmalle puolelle listan kaikista projektisi kuvista ja oikealla puolella näkyy aktiivisena viimeksi käsittelemäsi kuva. 

Kuvien järjestely

Mikäli haluat tarkastella useita kuvia yhtä aikaa, valitse ne tile-komennolla ruudulle samanaikaisesti. Mene kuvakansioon. Klikkaa CTRL pohjassa haluamasi kuvat aktiiviseksi ja klikkaa aktiivisen alueen päällä hiiren toista nappulaa ja valitse tile.

Palaa ja toista toiminnot

Usein kuultu kysymys on, kuinka voin toistaa analyysin tai tehdä samanlaisen graafin uudelleen. Jos sinun täytyy modifioida tai tehdä uudelleen osa analyysistä, jota suoritat voit palata edelliseen valikkoon klikkaamalla CTRL + E tai klikkaamalla pikanappulaa nappulariviltä.

Tämä toiminto ehkä vielä on tunnettu, löytyyhän nappula tosiaan pikakuvakeriviltä.

Entä, jos haluat luoda samanlaisen graafin, joka sinulla jo on aiemmin luotuna? Klikkaa graafi aktiivikseksi ja paina F3 tai valitse Editor > Duplicate Graph.

Mutta entä, jos haluatkin luoda uuden samanlaisen graafin käyttäen eri muuttujia? Tämäkin onnistuu helposti. Klikkaa haluamasi graafi aktiiviseksi ja valitse Editor > Make similar graph ja syötä valikkoon uudet muuttujatiedot.

Dialogin perusasetusten palautus

Olet ehkä huomannut, että Minitab tallentaa viimeiset dialogiasetukset valikkoihin. Se on toisaalta kätevää, voit tehdä samanlaisen kuvan muuttamalla ainoastaan muuttujia ja muut asetukset pysyvät samoina. Toisaalta, joskus olet ehkä kokeillut erilaisia asetuksia dialogiin ja sen aladialogeihin. Ongelmaksi ehkä muodostuu, ettet muista mitä kaikkia asetuksia muutit tai minne tuli laitettua mitäkin. Tällaisessa tapauksessa ehkä kannattaa palauttaa Minitabin oletusasetukset dialogille painamalla F3 -nappulaa dialogin ollessa auki. Tällöin kaikki asetukset palaavat oletusasetuksiksi ja dialogi ns. resetoituu perustilaansa.

Data-tyypin muotoilu

Olet ehkä huomannut, että Minitab määrittää sarakkeen muodon automaattisesti ensimmäisen datarivin perusteella. Tämä on hyvä ominaisuus monessa tilanteessa. On kätevää, ettei jokaista saraketta tarvitse erikseen määrittää. 

Joskus kuitenkin voi käydä niin, että sarakkeen tyyppi onkin väärä. Olet esimerkiksi syöttänyt ensin sarakkeeseen vaikkapa tekstiä ja sitten todennutkin että tähän sarakkeeseen tuleekin numeroita. Tyypillisestihän korvaat solujen tiedot uudella tiedolla. Jos  teet näin, jää alkuperäinen määrä voimaan ja sarake onkin tekstityyppinen sarake. Se taas tarkoittaa sitä, ettet pystykään tekemään laskutoimituksia kyseisestä sarakkeesta. Myöskään sarakkeen kopiointi ei onnistu, koska normaalilla kopioinnilla myös sarakkeen muotoilu (Teksti, Päivämäärä, Numeerinen) kopioituu mukana. 

Sarakkeen määreen (teksti, numeerinen tai päivämäärä) voit poistaa aktivoimalla solut, joissa tieto on ja poistamalla kaikki tiedot delete-nappulalla. Samalla poistuu kaikki määreet solusta. Tätä ei tietenkään voi tehdä, jos data on jo syötetty ja se halutaan säilyttää. Silloin joudut käyttämään Data valikosta löytyvää Change Data Type -komentoa valitsemalla sopiva toiminto. 

Mikäli alkuperäinen datasi on esimerkiksi Excel-muodossa tai vaikkapa .csv tai .txt tiedostomuodossa voit jo avaamisen yhteydessä varmistaa, että solut ovat oikeassa muodossa.

Valitse Open worksheet > haluamasi tiedosto. Ennen avaamista klikkaa kerran haluamaasi tiedoston nimeä ja sen jälkeen alalaidasta preview. Sen avulla voit määrittää, millaista dataa kussakin sarakkeessa on. 

Arvojärjestyksen muuttaminen

Minitab laittaa oletuksena kuviin, taulukoihin ja analyysituloksiin arvot aakkos- tai numerojärjestykseen. Tämä usein ärsyttää, sillä esitystapa ei aina ole kovin havainnollinen, kuten seuraavasta kuvasta nähdään. Kuvaan on haluttu piirtää kuukausittainen liikevaihto eri yksiköistä Box Plot -kuvana. Kuva sinänsä on ihan hyvä, joskin x-akselilla kuukaudet ovatkin aakkosjärjestyksessä. Olisi toki kuvaavampaa, jos ne olisivat oikeassa järjestyksessä, eikö totta? 

Haluaisimme muuttaa näkymän siten, että kuukaudet ovat oikeassa järjestyksessä. Valitse oikea worksheet aktiiviseksi ja klikkaa hiiren toisella nappulalla saraketta, jonka arvojärjestyksen haluat muuttaa. Valitse Column > Value Order. Valitse Order of occurence in worksheet tai User-specified order ja järjestele järjestys haluamallasi tavalla. 

Luo kuva uudelleen tai mene takaisin kuvaan ja klikkaa. Normaalistihan Minitabin kuvat eivät päivity automaattisesti vaan sinun tulee vielä päivittää kuva klikkaamalla kuvan vasemmassa kulmassa olevaa pampulaa. Normaali yläkulman vihreä + on muuttunut keltaiseksi -. Klikkaa keltaista pallukkaa hiiren toisella napilla ja valitse Update Graph.

Automaattinen täyttö

Minitabin autofill-ominaisuus mahdollistaa automaattisten listausten tekemisen soluun tai soluihin. Toistaaksesi solun arvon tai jatkaaksesi listausta, klikkaa solu aktiiviseksi ja vedä mustasta pikkuneliöstä alaspäin. Jos haluat toistaa samaa arvoa paina CTRL pohjaan.

Voit myös  mukauttaa automaattisia listauksia. Normaalit autofill toiminnolla syntyvät listat toki tulevat automaattisesti (numerot, päiväys, viikonpäivät, kuukaudet, jne) mutta jos haluat muodostaa oman listan, jota voit sitten jatkossa käyttää automaattisena listauksena autofill toiminnolla voit tällaisen luoda.

Minitab käyttää käyttöjärjestelmän oletuskieltä määrittäessään esimerkiksi päivämääräasetukset. Näin ollen joskus saattaisit kaivata esimerkiksi englanninkielistä viikonpäivälistausta. Katsotaanpa, kuinka se muodostuu. Varmista, että sinulla on worksheet valittuna. Valitse Editor > Define Custom Lists ja määrittele uusi listaus. 

HELP

Muistathan myös Minitabin Helpin? Minitabin Help on erinomainen apuväline erinäisissä analyysiin tai käyttöön liittyvissä ongelmissa. Sieltä tyypillisesti löytyy vastaus ongelmaan kuin ongelmaan.

Jos taas kaipaat analyysien taustalla olevia kaavoja, ne löydät Help > Methods and Formulas. Tai jos tarvitset palauttaa mieleesi tilastollisia termejä tai tilastotekniikan perusteita, opit löydät Help > Stat Guide.

Äläkä unohda helppariamme. Voit aina laittaa mieltäsi askarruttavia kysymyksiä Minitabista tai sen käytöstä osoitteeseen: toimisto@qk-karjalainen.fi tai suomenkieliseen LinkedIn-ryhmään: Minitab-käyttäjät – Suomi

Minitab-kirjat

Minitabin käytöstä ja analyyseistä löydät runsaasti havainnollisia kirjoja. Kirjojen esimerkkitiedostot ovat yleensä myös saatavilla ja pääset itse harjoittelemaan analyysejä käytännössä. Tässä joitakin esimerkiksi. 

Ryan, Joiner, Cryer: Minitab Handbook

Sleeper: Minitab deMYSTiFieD 

Brook: Lean Six Sigma and Minitab

Stephens: Reliability data analysis with EXCEL and MINITAB

Mathews:Design of Experiments with Minitab

Greenfield, Metcalfe: Design and Analyse Your Experiment with Minitab

Henderson: Six Sigma Quality Improvement with MINITAB, 2nd edition

Bass: Six Sigma Statistics With Excel and Minitab

Weatherup: Experimental Statisitics Using Minitab

Cintas, Almagro, Llabrés: Industrial Statistics with Minitab