Ohjaussuunnitelmat (Control Plans)

Tuotteen ja palvelun ohjaussuunnitelma on strukturoitu menetelmä asiakkaan tyytyväisyyden takaamiseen tarvittavien varmistustoimenpiteiden määrittelyyn ja luomiseen.

Ohjaussuunnitelma on määrämuotoon kirjoitettu dokumentti, jonka tavoitteena on kertoa kaikille, jotka ovat tuotteen kanssa tekemisissä, että kaikki vaiheet on suoritettu oikein. Ohjaussuunnitelmalla minimoidaan prosessi- ja tuotevaihtelua. Ohjaussuunnitelma ei kuitenkaan korvaa työ- tai toimintaohjeita. Ohjaussuunnitelma (Control Plan) on yhteenveto.

Ohjaussuunnitelma muodostuu (kokoaa) lukuisista eri dokumenteista tietonsa, kuten prosessikuvauksesta, spesifikaatioista (piirustuksista), prosessin suorituskykytutkimuksista, mittausten suorituskykymittauksista jne.. Näistä laaditaan yhteenvetotaulukko, jota kutsutaan ohjaussuunnitelmaksi (Control Plan).

Ohjaussuunnitelmat ovat tärkeitä “pidettäessä saavutettuja tuloksia. Jokaisessa yrityksessä pitäisi olla ohjaussuunnitelma, josta yhdellä silmäyksellä näkee, kuinka yrityksen “terveys” ylläpidetään.

Ohjaussuunnitelma on:

Kirjoitettu yhteenveto, joka kuvaa systeemit, joita käytetään monitoroimaan ja ohjaamaan prosessi- ja tuotevaihtelua.Dokumentti, joka mahdollistaa yrityksen kaikkien ohjausmenetelmien dokumentoinnin yhdenmuotoisesti. Näitä suunnitelmia käytetään varmentamaan, että asiakasvaatimukset on täytetty.Elävä dokumentti, jota päivitetään, kun mittaussysteemejä ja ohjausmenetelmiä on arvioitu ja parannettu. Tästä dokumentista voidaan luoda lyhyt ja tiivis tarkastusohje.

Ohjaussuunnitelma on sarja dokumentteja, jotka tarjoavat referenssipisteet ja ohjeet ominaisuuksista ja spesifikaatioista. Se yhdistää kriittiset asiakasvaatimukset prosessin toiminnallisiin yksityiskohtiin. Se käsittää useita prosessin alueita sisältäen menettelyohjeet, ennaltaehkäisevän toiminnan ylläpidon sekä mittaussysteemin ohjauksen (MSA, Measurement Systems Analysis). Mittausmenetelmät ja vastuut tunnistamalla, ohjaussysteemi tarjoaa ennaltaehkäisyä prosessin siirtymiä ja poikkeamia vastaan.

Ohjaussuunnitelma tarjoaa vakiintuneen muistutuksen prosessin tilasta ja mittauksista, jotka määrittelevät sen. Se tarjoaa oikea-aikaisen prosessin vianetsinnän ja korjauksen sekä avustaa koulutuksessa ja auditoinneissa.

Siitä tulee lopulta elävä ja eritäin tärkeä dokumentti prosessista, joka ylläpitää saavutettua prosessin parannusta jos ja kun ohjaussuunnitelmaa jatkuvasti päivitetään. Valitettavan usein yrityksillä ei ole ohjaussuunnitelmaa, eikä näin muodoin yhtenäistä näkemystä suoritusarvojen ylläpidosta ja vastuista

Autoteollisuuden ISO/TS 16949:2009 sovellusohjeeseen Advanced Product Quality Planning (APQP) on kuvattuna erilaisia ohjaussuunnitelmia (Prosessi, jossa asetukset ovat tärkeitä, suunnitelma, jossa koneen on tärkeä, prosessi, jossa apulaitteet ovat tärkeät, prosessi, jossa työkalut ovat tärkeät, prosessi, jossa operaattorit ovat tärkeät jne). Taulukon rakenne hivenen poikkeaa toisistaan, mutta perusidea on sama kaikissa.

Kuvassa ohjaussuunnitelman lomakemalli, josta ilmenevät keskeiset seikat, joista ollaan ohjauksessa kiinnostuneita.

Ohjaussuunnitelman lomakemalli

Olemme laatineet esimerkin myös kahvinkeitosta, jotta lomakkeen sisältö tulisi vielä selkeämmäksi.

Yhteenveto

Ohjaussuunnitelma on ylätason suunnitelma, jossa kuvataan prosessit, alaprosessit, niiden keskeiset inputit (KPIV) ja outputit (KPOV) ja näille asetetut vaatimukset, spesifikaatiot. Spesifikaatio ei ole spesifikaatio, jos vaatimusta ei voida varmentaa/mitata. Siksi ohjaussuunnitelmaan lisätään mittausmenetelmä, näytekoko ja kuinka usein mittaus suoritetaan. Tärkeää on myös tietää, kuka mittaa ja mistä dataa kerätään. Ohjaussuunnitelmaan kuvataan myös poikkeaman korjaustoimenpiteet ja mahdolliset SOP menettelyt (Standard Operating Prosedure) eli työtavat, kuinka olisi pitänyt toimia (viite ohjeeseen).

Ohjaussuunnitelmat ovat levinneet vielä valitettavan harvoihin yrityksiin. Ohjaussuunnitelma antaisi kuitenkin liikkeenjohdolle ja koko henkilökunnalle selkeämmän kuvan laadun tekemisestä kuin konsanaan laatu- tai toimintakäsikirjat. Suosittelen!

Mikäli olet kiinnostunut saamaan Control Plan -lomakepohjan, ota yhteyttä, niin toimitamme sellaisen sinulle malliksi.