Jatkuva siivoaminen ja konmaritus

Moni on varmaan kesämökillä tai kotona törmännyt epäjärjestykseen, joka vaikeuttaa oleellisten asioiden tekemistä. Tiedät mitä varastosta haet, mutta et löydä. Se harvoin tarvittu tulppa-avain tai petankkisetti on haihtunut talven aikana kuin itsestään. Joskus hyvä kyky muistaa pelastaa, mutta ei aina (kuva alla).

Suomen lyhyen kesän tunnit voisi käyttää paremmin kuin siivoamiseen, mutta päätät tehdä välttämättömän ja laitat asiat paikoilleen. Tehtävään kuluu vähintäänkin tunteja, jos ei päiviä, mutta minkäs teet! Onneksi maapallo on vinossa aurinkoon nähden ja päivät kesällä pitkiä.

Tyytyväisenä löytyneeseen itsekurin määrään olet ylpeä lopputuloksesta. Kaikki on paikoillaan ja löydät sisäisen rauhan uudesta järjestyksestä. Tätä tyytyväisyyttä ja seesteistä olotilaa jatkuu tovin tai pidempäänkin, mutta jossain vaiheessa huomaat kauhistukseksi, että epäjärjestys on palannut ja jokin on hukassa! Joku on varmasti käynyt piilottamassa tavarat, kun olen ollut poissa ja kun se joku löytyy, niin tiedät ketä muistutat tavaroiden paikoista!

Käytettävyys vai siivoamisen pakko?

Tuttu tilanne on monelle, että järjestys ei pysy ja kohta on taas vaikea löytää mitä etsii. Entropia ottaa vallan ja vaikka välillä laitetaan paikat kuntoon niin järjestys ei pysy millään. Tavaroiden tai tiedon etsiminen on turhauttavaa ja vie enemmän aikaa kuin olisi tarpeellista. Tähän ongelmaan tarjotaan ainakin kahta ratkaisua: työpaikalla 5S ja kotona ”Konmaritus”, jota syvällisesti toteuttaneet väittävät mullistavan koko elämän. Toki jälkimmäinen on myös viety työpaikoille ja ensimmäinen myös sotkettu kotiasioihin, mutta alkuperäisistä soveltamisalueista huolimatta käsiteltävät ilmiöt ovat hyvin samanlaisia.

Kuten varmaan monet kyseisistä menetelmistä kuulleet tai niitä toteuttaneet ovat huomanneet, on näillä kahdella paljon yhteistä eikä pelkästään se, että molemmat tulevat alun perin Japanista. Molemmissa on taustalla ajatus täydellisyyteen pyrkimisestä, muutoksen tekemisestä ja sen ylläpitämisestä. Ei riitä, että poistaa ylimääräiset tavarat ja siivoaa kerran, pitää muuttaa kokonaisuutta niin että uusi tilaa pysyy ja silti jatkuvasti kehittää sitä.

Vaikka molemmissa puhutaan paljon siivoamisesta ja järjestyksestä niin tämä ei ole kummassakaan lopullinen päämäärä. Vaikka siisti on mukava ja joskus myös tarkoituksenmukainen, tarkoituksena on nostaa tavaroiden ja tiedon käytettävyyttä, siis helpottaa elämistä kotona, mökillä, työpaikalla tai tuotannossa!

Muutos ei kuitenkaan ei ole helppoa, mutta jos teemme sen itse se on helpompi ylläpitää kuin jonkun ulkopuolisen väkisin sanelemana. ”Konmarituksesta” lienee tullut synonyymi ylimääräisistä ja turhista tavaroista luopumiselle, sekä pystyviikkaukselle ja kaikenlaisille käytännön organisointisäännöille. Mutta kuten Marie Kondo toteaa, ihmisen tarvitsee elämää muuttaakseen ensin luopua asioista ja tehdä se kerralla, eikä tehdä pikku hiljaa nykerrellen. Jotta muutoksella on mahdollista pysyä hengissä, pitää rysäyttää kokonaisuus. Ilmeisin yhtäläisyys 5S:n kanssa on juuri, että ensin poistetaan kaikki tavarat, joita ei tarvita. Konmarituksessa ajatuksena on arvioida tavaroiden tuomaa onnea, 5S lähtee tarpeesta ja käytettävyydestä. Jos asia tai esine ei täytä kumpaakaan lokeroa, joutaa se pois viemästä tilaa ja häiritsemästä järjestystä.

Vasta kun kaikki tilan tavarat on käyty läpi, tarvitsee asiat laittaa paikalleen ja siirtyä ylläpitoon, eli opetella laittamaan tavarat niiden omille paikoilleen. Yksittäinen ihminen voi hallita itseään, mutta joukon pitää luultavasti muuttaa myös työympäristöä ja keskustella ja kokeilla mikä toimisi.

Muutos ja muutoksen pitäminen

Perusidea on molemmissa äärimmäisen yksinkertainen ja Kondon menetelmässä voi nähdä paljon samaa kuin 5S-prosessissa, jonka nimi tulee vaiheista: poista ylimääräinen (sort), laita paikoilleen (store), siivoa (shine), tee standardiksi (standardize), ylläpidä (systemize). Äärimmäisen yksinkertaista, mutta samalla niin vaikeaa, jos emme ole oppineet ylläpitoa. Ei riitä, että puhutaan ja luvataan vaan pitää myös tehdä!

Kyse on pohjimmiltaan siis ihmisten tottumusten ja tapojen muutoksesta, ideana on helpottaa elämää ja nostaa työpaikalla ympäristön käytettävyyttä, siis helpottaa työtä! Toisin kuin monessa organisaatiossa koetaan, ei 5S järjestelmän pitäisi lisätä työkuormaa vaan olla osa perustaa ja standardia, jolle stabiilit prosessit rakennetaan. Tarkoituksena on poistaa mahdollisuus, että tarvittavat työvälineet, komponentit tai tieto ovat käyttökelvotonta, hävinneet tai että puutteita ei huomata! Eli vähentää turhautumista ja parantaa työpisteen käytettävyyttä!

Katso YouTube-video 5S-demonstraatiosta poliisiautolegoilla: