Ongelmanratkaisu arjessa ja elämässä

Ongelmanratkaisu arjessa ja elämässä

Ongelmanratkaisu on yksi ihmisen keskeisimmistä taidoista. Se liittyy kaikkeen toimintaan, jossa joudutaan kohtaamaan esteitä, valitsemaan vaihtoehtoja tai etsimään uusia keinoja päästä eteenpäin. Joskus ongelma voi olla hyvin konkreettinen – esimerkiksi rikkoutunut kodinkone, joka täytyy korjata asiantuntijan toimesta. Toisinaan taas ongelma on töihin liittyvä, kuten tunne miksi toisinaan käy niin, että osa tuotteista myöhästyy tai osat loppuvat. Molemmissa tapauksissa tarvitaan kykyä tunnistaa tilanne, pohtia mahdollisia ratkaisuja ja arvioida niiden toimivuutta, jonka pohja on osaaminen

Yksi ongelmanratkaisun haasteista on se, että ihminen näkee usein tilanteen ensisijaisesti omasta näkökulmastaan. Tämä voi johtaa siihen, että ratkaisua haetaan liian kapeasti, vaikka vaihtoehtoja olisi useita. Esimerkiksi työelämässä kiireeseen voidaan reagoida tekemällä yhä enemmän työtä entistä kovemmalla tahdilla. Tämä voi kuitenkin johtaa uupumukseen, vaikka ongelman perimmäinen syy olisikin organisoinnin puutteessa tai prosessien käyttäytymisen ymmärtämättömyydessä. Tässä näkyy ongelmanratkaisun tärkeä piirre: ratkaisu ei aina löydy ensimmäisestä ajatuksesta, vaan se vaatii pysähtymistä ja asioiden tarkastelua useammalta kantilta ja on pohdittava, mitä en tiedä ja/tai ymmärrä. 

Tohtori Joseph M. Juran toteaa kirjassaan ongelmanratkaisusta, että sen ratkaiseminen nykyisen tiedon ja intuition perusteella on nopeaa ja helppoa, mutta on erittäin todennäköistä, että epäonnistutaan. Ongelmanratkaisuun, jossa ratkaisu ei ole etukäteen tiedossa, tulisi aina hankkia lisää tietoa.

Ongelmanratkaisua voi myös ajatella prosessina, joka etenee vaiheittain. Ensin ongelma pitää tunnistaa ja määritellä, sen jälkeen etsitään mahdollisia ratkaisutapoja ja lopulta valitaan niistä sopivin. Käytännössä tämä ei kuitenkaan aina tapahdu näin suoraviivaisesti. Usein joudutaan palaamaan takaisin alkuun, jos valittu ratkaisu ei toimi. Tämä vaatii kärsivällisyyttä ja kykyä sietää epävarmuutta. Moni ongelma ei ratkea kerralla, vaan pikemminkin kokeilujen ja erehdysten kautta.

Arjessa ongelmanratkaisu on läsnä lähes huomaamatta. Kun päätetään, mitä ruokaa tehdään vähistä jääkaapin aineksista, harjoitamme luovaa ongelmanratkaisua. Kun sovitellaan aikatauluja useiden ihmisten kesken, opitaan neuvottelemaan ja joustamaan. Näissä pienissä tilanteissa harjoitellaan jatkuvasti taitoa, jota tarvitaan myös suurissa elämän haasteissa, kuten uravalinnoissa, ihmissuhteissa tai terveydellisissä päätöksissä sekä tietysti töissä konkreettisia ja abstrakteja ongelmia kohdatessa.

Laatutekniikassa on vuosikymmeniä kehitetty erilaisia prosessinomaisia ongelmanratkaisumenetelmiä erityyppisiin tilanteisiin ja tarpeisiin. Puhutaan suorituskykyongelmista, jotka ovat ns. kroonisia, voidaan tähän käyttää Lean Six Sigma -menetelmää ja sen sisältämiä ryhmä-, tilastollisia ja kokeellisia työkaluja. On myös nykyään varsin yleinen 8D-ongelmanratkaisumenetelmä, jossa kahdeksan kysymystä ohjaavat ja hidastavat päätöksentekoa, ettei kiirehditä heti ratkaisuun, vaikka niin luullaan virheellisesti se tiedettävän. Lisäksi on lukuisia yksittäisiä työkaluja ja keinoja, joiden kaikkien avulla pyritään ymmärtämään enemmän itse ongelmasta, etsiä sen syitä, jotta korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet voidaan kohdentaa oikein.

On myös kiinnostavaa pohtia, mikä tekee hyvästä ongelmanratkaisijasta sellaisen. Usein kyse ei ole siitä, että henkilö olisi erityisen älykäs tai tietäisi heti oikean vastauksen. Pikemminkin hyvä ongelmanratkaisija on avoin erilaisille näkökulmille, valmis kuuntelemaan muita ja rohkea kokeilemaan uusia ratkaisuja ja hän osaa joukon keinoja/työkaluja, joiden avulla voidaan syventää ymmärrystä itse ongelmasta ja sen syitä. Myös kyky oppia omista epäonnistumista on olennainen osa ongelmanratkaisua. Epäonnistuminen voi tuntua raskaalta, mutta samalla se tarjoaa arvokasta tietoa siitä, mikä ei toimi, ja ohjaa meitä etsimään uusia tapoja edetä.

Ongelmanratkaisua voi pitää myös luovuuden lähteenä. Monet innovaatiot ja uudet ideat ovat syntyneet siitä, että joku on kohdannut vaikeuden ja lähtenyt etsimään siihen ratkaisua. Jos ongelmia ei olisi, ei olisi myöskään tarvetta muuttaa ja kehittää asioita. Tästä näkökulmasta ongelmat eivät ole pelkästään esteitä, vaan myös mahdollisuuksia – ne haastavat meitä ajattelemaan uudella tavalla ja ylittämään aiemmat rajamme.

Lopulta ongelmanratkaisussa ei ehkä ole kyse vain yksittäisten pulmien ratkaisemisesta, vaan asenteesta elämään. Ihminen, joka suhtautuu ongelmiin väistämättömänä osana elämää, jaksaa paremmin kohdata ne. Kun ymmärtää, että täydellistä ratkaisua ei aina ole, voi hyväksyä keskeneräisyyden ja silti edetä eteenpäin. 

Ongelmanratkaisun taito ei siis ole vain käytännön keinojen hallintaa, vaan myös kykyä sopeutua, oppia ja kasvaa ihmisenä. Ihminen on selviytynyt hyvin tällä tellukselle, koska on ratkaissut eteen tulleet ongelmat, ihminen on sopeutunut ja sen tausta on kyky kehittää abstraktiota ja visioida tulevaisuutta sekä ratkaista esteen tieltään. 

On muistettava, että historia on hyvä tuntea, mutta se ei saa kahlita tulevaa. Organisaatioiden kyky selviytyä tulevasta lepää ihmisten ja niiden osaamisen varassa. Kehitä itseäsi ja organisaatiota. On tärkeää ymmärtää, mitä ei tiedä ja mitä tietää. Ihminen on energiatehokas ja vahvistaa mielellään sitä tietoa, mitä tietää jo, koska se on helpompi omaksua ja hyväksyä, kuin uusi ajatusmalli ja uusi tieto. Tämä ei tietenkään tarkoita, että jo tuntemaa asiaa ei kannattaisi oppia lisää. Toki kannattaa, koska mitä syvemmälle aiheeseen menet, yleensä sitä paremmin tiedät, mitä et tiedä. 

Osaamisen kehittäminen on tasapainoilua resurssin (aika) ja nykyisen tiedon sekä tulevien uusien tietojen hankkimisen välillä. Oppi ei ojaan kaada! Vanha sanonta, joka allekirjoittanutta ohjaa. Uudet asiat ovat mielenkiintoisia, ja jos aika antaa periksi, miksipä en perehtyisi ja pohtisi, olisiko tästä minulle hyötyä muutenkin kuin ajankuluksi ja yleissivistykseksi.

Lähde:

Juran’s Quality Handbook – The Complete Guide to Performance Excellence, 7th edition